Административный регламент оказания муниципальной услуги по предоставлению архивной информации

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ



1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по предоставлению архивной информации по запросам граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций всех форм собственности на основе архивных документов (далее- административный регламент) дополнен на основании Федерального закона от 27.07.2010 № 210 – ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановления администрации Невьянского городского округа от 11.01.2010 года №3-р «О разработке и утверждении административных регламентов».

1.2. Наименование муниципальной услуги

Административный регламент администрации Невьянского городского округа по оказанию муниципальной услуги по предоставлению архивной информации по запросам граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций всех форм собственности на основе архивных документов (далее — Административный регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) должностных лиц администрации, а также порядок взаимодействия с органами государственной власти, другими органами местного самоуправления и организациями при осуществлении предоставления муниципальной услуги.

1.3. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги

Оказание муниципальной услуги по предоставлению архивной информации по запросам граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций всех форм собственности на основе архивных документов (далее — исполнение запросов) осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.93, N 237);

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169, 2006, N 50, ст. 5280, 2007, N 49, ст. 6079);

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (зарегистрированы в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);

- Законом Свердловской области от 25.03.2005 N 5-ОЗ "Об архивном деле в Свердловской области" ("Областная газета", 2005, 30 марта, N 82-84);

- Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ (Собрание законодательства РФ, 08.05.2006, N 19, ст. 2060);

- Постановлением Правительства Свердловской области от 29 октября 2007 г. N 1053 "О предоставлении мер социальной поддержки пользователям архивными документами, находящимися в собственности Свердловской области".

1.4. Орган по предоставлению муниципальной услуги

1.4.1. Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов осуществляет архивный отдел администрации Невьянского городского округа.

1.4.2. Получателями муниципальной услуги являются лица, обращающиеся в архивный отдел администрации Невьянского городского округа для получения необходимой информации, содержащейся в архивных документах.



2. СТАНДАРТ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ



2.1. Порядок информирования о муниципальной услуге

Муниципальная услуга по исполнению запросов предоставляется в зависимости от темы запроса в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Место нахождения архивного отдела администрации — г. Невьянск, ул. Кирова, д. 1, 1 этаж, кабинет № 112 (для письменных обращений — почтовый индекс 624192)

Телефоны архивного отдела, организующего предоставление муниципальной услуги:

8 (34356) 2-37-55, факс администрации 8(34356) 4-25-09 (для архивного отдела).

Электронный адрес — adngo@nevyansk.net , для архивного отдела.

График работы архивного отдела администрации Невьянского городского округа:

понедельник – пятница 08.00 — 17.15; перерыв с 12.00 до 13.00,

суббота, воскресенье — выходные дни.

Время по оказанию муниципальной услуги (прием граждан):

понедельник – четверг, с 8.00 до 12.00.

Информация по процедурам предоставления муниципальной услуги предоставляется:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- при личном обращении граждан.

По телефону специалисты архивного отдела администрации дают информацию по вопросам организации исполнения запросов.

Прием граждан ведется в порядке очереди при личном обращении заведующим архивным отделом по любым вопросам в пределах специфики работы отдела, специалистом отдела (тематические запросы) и старшим инспектором (запросы социально-правового характера) без предварительной записи.

2.2. Основание для предоставления муниципальной услуги

Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (анкета – заявление прилагается) гражданина или организации, органов государственной власти, местного самоуправления, поступивший в адрес архивного отдела, в том числе переданный по электронной почте, или устное обращение гражданина.

Если заявитель является юридическим лицом, запрос оформляется в виде официального письма организации.

Оснований для отказа в приеме анкеты-заявления нет.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги

Архивным отделом администрации Невьянского городского округа, при наличии соответствующих документов, муниципальная услуга предоставляется в форме архивных справок, архивных выписок, архивных копий.

2.4. Требования к письменному запросу

Запрос (заявление) должны содержать следующие реквизиты:

- наименование юридического лица, для граждан — фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) и все их изменения;

- почтовый адрес заявителя, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации запроса;

- суть запроса, в котором с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения;

- хронологию запрашиваемой информации;

- личная подпись и дата для запроса физического лица, подпись должностного лица для запроса организации, органов местного самоуправления или органов государственной власти.

Запрос может быть оформлен от руки или машинописным способом, распечатан посредством электронных печатающих устройств.

В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы или их копии.

2.5. Требования к устному обращению граждан

2.5.1.При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

При обращении в архивный отдел администрации Невьянского городского округа лично запрос заявителя оформляется с его слов либо предъявленных личных документов, посредством внесения сведений в анкету-заявление для наведения архивной справки по документам. Заявитель может самостоятельно заполнить анкету-заявление, где с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для исполнения запроса.

В заявлении указываются следующие обязательные реквизиты:

- реквизиты заявителя (фамилия, имя, отчество физического лица и все их изменения);

- адрес постоянного места жительства или фактический адрес заявителя;

- способ получения сведений (лично или почтой);

- перечень запрашиваемых сведений и их хронология.

К запросам о подтверждении трудового стажа и заработной плате прилагаются ксерокопии трудовых книжек, если запрос не требует восстановления утерянной трудовой книжки.

Для получения сведений, содержащих данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя на представление их интересов, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.5.2.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги 30 минут.

2.6. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги

2.6.1. Запросы, поступившие в архивный отдел, регистрируются специалистами отдела в течение дня. Срок исполнения запросов по документам архивного отдела, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций (социально-правовые запросы), не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса.

Срок исполнения запроса по определенной теме, событию, факту (тематические запросы) устанавливается по согласованию с потребителем муниципальной услуги.

2.6.2. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в архивном отделе документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в государственные органы, органы местного самоуправления, муниципальные архивы, в иные организации Свердловской области, где могут храниться необходимые архивные документы с одновременным уведомлением заявителя о переадресации запроса.

2.6.3. При поступлении в архивный отдел запросов граждан, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архивный отдел в 5-дневный срок со дня регистрации запрашивает у заявителя запроса эти уточнения и дополнительные сведения.

2.6.4. Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов осуществляется бесплатно.

2.7. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

2.7.1. Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

- отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисков запрашиваемой информации;

- отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию;

- отсутствие информации, позволяющей идентифицировать автора: отсутствие наименования юридического лица, фамилии физического лица, почтового или электронного адреса заявителя (в случае, когда запрос поступил посредством электронной связи);

- наличие текста, не поддающегося прочтению;

- наличие в запросах ненормативной лексики и оскорбительных высказываний;

- отсутствие необходимого информационного документального комплекса для исполнения запроса.

Об отказе в предоставлении муниципальной услуги заявитель уведомляется письмом архивного отдела администрации Невьянского городского округа.

2.8. Требования к месту предоставления муниципальной услуги

2.8.1. Помещение для оказания муниципальной услуги должно обеспечивать:

- комфортное расположение граждан;

- возможность оформления письменного запроса;

- наличие письменных принадлежностей и бумаги формата А4, чистых бланков анкеты-заявления.

2.8.2. Место оказания муниципальной услуги должно быть оборудовано информационным стендом, на котором размещается информация о днях и времени оказания муниципальной услуги, данный административный регламент, перечень документов, которые могут быть предъявлены в качестве удостоверяющих личность, перечень представляемых заявителем документов, необходимых для получения муниципальной услуги, образец заполнения анкеты-заявления.



3. АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ

Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрация запросов и передача их на исполнение;

- анализ тематики поступивших запросов;

- направление запросов на исполнение в организации по принадлежности;

- подготовка и направление ответов гражданам.

3.1. Регистрация запросов и передача их на исполнение

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

3.1.1. При письменном обращении заведующий архивным отделом:

- осуществляет регистрацию запросов (обращений) граждан и организаций;

- определяет правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

- определяет должностное лицо, ответственное за исполнение запроса;

- определяет тематику запроса и срок исполнения;

- вносит информацию в график исполнения запросов.

3.1.2. При устном обращении граждан запрос регистрируется в журнале регистрации запросов граждан

3.1.3. При поступлении запроса по почте его регистрация осуществляется в день получения с занесением информации в журнал регистрации входящей корреспонденции;

3.1.4. При поступлении интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о принятии запроса к рассмотрению.

Интернет-обращение (запрос) гражданина распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется как с письменным запросом.

3.1.5. При поступлении письменного запроса посредством факсимильной связи его регистрация осуществляется в день получения с занесением сведений в журнал регистрации входящей корреспонденции.

3.1.6. При устном обращении гражданина заведующий архивным отделом заполняет анкету-заявление для наведения архивной справки по документам отдела. В дальнейшем работа с анкетой-заявлением ведется как с письменным запросом.

3.1.7. Должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, регистрирует его в зависимости от тематики в журнале регистрации социально-правовых запросов граждан или в журнале регистрации тематических запросов.

3.2. Анализ тематики поступивших запросов

Должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, осуществляет анализ тематики запросов с использованием архивных справочников, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов.

В ходе анализа определяется:

- степень полноты информации, содержащейся в запросе, необходимой для его исполнения;

- место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности для непосредственного исполнения.

3.3. Направление запросов на исполнение в организации по принадлежности

По итогам анализа запроса специалист, отвечающий за его исполнение, в течение 5 дней со дня регистрации запроса направляет запрос с сопроводительным письмом для исполнения в другие органы и организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запроса. В случае, если запрос требует исполнения несколькими организациями, направляет в соответствующие организации копии запроса с просьбой о направлении ответа в адрес заявителя и в адрес архивного отдела администрации (для контроля), одновременно информируя об этом получателя муниципальной услуги.

3.4. Подготовка и направление ответов гражданам

При наличии запрашиваемых документов специалист архивного отдела администрации готовит ответ заявителю в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

3.4.1. Архивная справка — документ, составленный на бланке архивного отдела администрации и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях могут быть включены в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В основании выдачи архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. Допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов в тексте архивной справки сразу после изложения каждого факта события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью организационно-правового управления администрации.

Архивная справка подписывается заведующей архивным отделом администрации и заверяется гербовой печатью, на ней проставляется номер и дата составления.

3.4.2. Архивная выписка — документ, составленный на бланке архивного отдела, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью заведующего архивным отделом администрации и печатью организационно-правового управления.

3.4.3. Архивная копия — дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения, заверенная в установленном порядке.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяется подписью заведующей архивным отделом администрации и печатью организационно-правового управления.

К архивной копии составляется сопроводительное письмо, подписывается заведующим архивным отделом.

При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, в течение 30 дней составляется отрицательный ответ на бланке архивного отдела, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ заверяется печатью организационно-правового управления администрации.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу — при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки, архивной копии или архивной выписки расписывается в журнале регистрации запросов, указывая дату их получения.

Архивная справка, архивная копия, архивная выписка по общему правилу высылаются по почте простыми письмами.

Муниципальная услуга считается предоставленной, если потребителю муниципальной услуги выдана запрашиваемая документированная информация или дан мотивированный ответ об ее отсутствии.



4. ПОРЯДОК И ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗА СОВЕРШЕНИЕМ ДЕЙСТВИЙ

И ПРИНЯТИЕМ РЕШЕНИЙ



4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляет заведующий архивным отделом администрации. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений административного регламента.

4.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела администрации. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, муниципальные служащие, допустившие нарушение данного административного регламента, привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии со ст. 192 Трудового кодекса РФ, ст. 27 Федерального закона N 25-ФЗ "О муниципальной службе в РФ".

4.3. Проверки проводятся периодически, не реже 1 раза в год, в соответствии с распоряжением главы Невьянского городского округа, могут быть и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению заявителя. Для проведения проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются муниципальные служащие администрации Невьянского городского округа.

Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.



5. ПОРЯДОК ОБЖАЛОВАНИЯ ДЕЙСТВИЙ (БЕЗДЕЙСТВИЯ)

ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА, А ТАКЖЕ ПРИНИМАЕМОГО ИМ РЕШЕНИЯ



5.1. Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) и решений сотрудников архивного отдела администрации Невьянского городского округа, осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги, на основании административного регламента в досудебном порядке.

Жалоба может быть направлена письменно в адрес администрации Невьянского городского округа или высказана на личном приеме первого заместителя главы, либо главы администрации Невьянского городского округа.

5.2. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения должностных лиц администрации Невьянского городского округа, осуществленные в ходе предоставления данной муниципальной услуги, в судебном порядке